在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的過程，提升檔案查詢效率，實現(xiàn)檔案信息共享，主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進(jìn)行分類整理，包括對檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理；如果文件存在破損，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注；對于文件破損嚴(yán)重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。檔案數(shù)字化后，電子檔案的移交、電子檔案接收、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集、整理和封裝；接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫；整理過程包括電子文件的維護、鑒定與統(tǒng)計；安全模塊包括權(quán)限及訪問控制等；該系統(tǒng)保障電子檔案在移交接收階段的可靠性，實現(xiàn)立檔單位同檔案館系統(tǒng)間的無縫連接，確保電子文件在生命周期中的真實、有效、可用。適用于高校檔案館、企事業(yè)單位檔案館等。對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。北京行政檔案數(shù)字化服務(wù)方案

    檔案數(shù)字化服務(wù)有一系列嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范。依據(jù)GJ標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》來操作，掃描環(huán)節(jié)遵循“很大程度還原檔案本來面貌”的準(zhǔn)則，絕不能給檔案原件帶來絲毫損傷，要讓掃描生成的圖像如同原件一般干凈、明晰。在管理層面，得嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，把責(zé)任界定清晰，將安全保密管理與質(zhì)量管理的相關(guān)機制實實在在落地，護衛(wèi)檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。而且，各個工作步驟都要契合質(zhì)量規(guī)定，為此構(gòu)建完整、正規(guī)的工作記錄很有必要。具體事務(wù)包含數(shù)字化前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、文件存儲與備份、文件目錄與全文的掛鉤、質(zhì)量自查、檔案裝訂等。重點要保證掃描圖像品質(zhì)可靠、掛鉤精細(xì)無誤，從檔案到檔案信息都萬無一失，以此守護珍貴的檔案資源。北京行政檔案數(shù)字化服務(wù)方案對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

存儲格式的選擇原則存用分離原則：檔案的數(shù)字化成果應(yīng)實行存用分離的原則，即形成兩種以上不同格式的數(shù)據(jù)。一類是長期保存的數(shù)據(jù)，采用TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式；另一類是實際投入使用的數(shù)據(jù)，采用PDF、OFD等格式。這樣既能保證檔案的長期保存質(zhì)量，又能滿足實際利用需求。同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式：為確保檔案的一致性和管理便捷性，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。這有助于減少管理成本和提高利用效率。根據(jù)實際需求選擇合適的壓縮率：在選擇存儲格式時，應(yīng)根據(jù)實際需求選擇合適的圖像壓縮率。既要確保圖像清晰、完整、不失真，又要比較大限度地接近紙質(zhì)原件。同時，還要考慮存儲成本和利用效率等因素。

檔案數(shù)字化帶來了諸多明顯優(yōu)勢，它極大地提升了檔案管理的效率與便捷性。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，不僅節(jié)省了大量的物理存儲空間，還使得檔案信息的檢索變得極為迅速和精確，用戶只需輸入關(guān)鍵詞或利用其他檢索條件，即可在幾秒鐘內(nèi)找到所需資料，一定程度上提高了工作效率。此外，數(shù)字化檔案易于備份和恢復(fù)，有效防止了因自然災(zāi)害、人為損壞等因素導(dǎo)致的檔案丟失風(fēng)險，增強了檔案信息的長期保存與安全性。同時，借助云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)跨地域、跨組織的共享與協(xié)作，促進(jìn)了知識資源的優(yōu)化配置與高效利用。而且，OCR技術(shù)的應(yīng)用使得檔案內(nèi)容可以全文檢索，進(jìn)一步挖掘了檔案信息的價值?？傊瑱n案數(shù)字化不僅順應(yīng)了信息時代的發(fā)展趨勢，還為檔案管理帶來了變革，是提升檔案管理現(xiàn)代化水平、推動信息社會發(fā)展的重要手段。應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護、保養(yǎng)。

在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的過程，提升檔案查詢效率，實現(xiàn)檔案信息共享，主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進(jìn)行分類整理，包括對檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理；如果文件存在破損，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注；對于文件破損嚴(yán)重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。提高經(jīng)濟效益，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的手段，致使管理成本大幅上漲。而檔案數(shù)字化、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。增強檔案原件保護，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，檔案數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。北京行政檔案數(shù)字化服務(wù)方案

主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等。北京行政檔案數(shù)字化服務(wù)方案

存儲格式的類型與特點TIFF格式特點：TIFF格式能夠保存黑白圖像和彩色圖像，支持無損壓縮模式，對原始圖像的損害程度小。該數(shù)據(jù)格式對圖像幅面不受限制，特別適合檔案中的工程圖紙等特殊規(guī)格的檔案。同時，TIFF格式具有單頁TIFF和多頁TIFF兩種模式，方便管理。應(yīng)用：常用于需要長期保存且對圖像質(zhì)量要求較高的檔案。JPEG格式特點：JPEG格式同樣適用于黑白圖像和彩色圖像，具有調(diào)節(jié)圖像質(zhì)量的功能，允許用不同的壓縮比例對文件進(jìn)行壓縮。該格式在圖像質(zhì)量和文件大小之間能夠找到較好的平衡點。應(yīng)用：常用于對彩色圖像壓縮率要求較高、且需要節(jié)省存儲空間的檔案。同時，JPEG格式也適合照片檔案和涉密檔案的掃描，因為這些檔案具有單頁使用的需求。JPEG2000格式特點：JPEG2000作為JPEG的升級版，壓縮率更高，同時支持有損和無損壓縮。該格式還能實現(xiàn)漸進(jìn)傳輸，即先傳輸圖像的輪廓，然后逐步傳輸數(shù)據(jù)，不斷提高圖像質(zhì)量。應(yīng)用：在圖書館系統(tǒng)應(yīng)用較多，但在國內(nèi)檔案系統(tǒng)應(yīng)用較少。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，JPEG2000格式有望在檔案數(shù)字化領(lǐng)域得到更廣泛的應(yīng)用。PDF格式特點：PDF文件能顯示文字、圖片、矢量圖等，具有一致性、不易修改、安全性高、不失真等特點。北京行政檔案數(shù)字化服務(wù)方案